At lave Ripen scenarier

top26

Alle medlemmer af Ripen er meget velkomne til at danne arrangørgrupper og skabe arrangementer, ja faktisk opfodrer vi folk med en drøm eller idé om at skabe arrangementer fra medlemmer til medlemmer. Derfor stiller bestyrelsen sin hjælp, og foreningens store lager af dimser, erfaring, mærkelig kontakter i hele verden og ikke mindst entusiasmen for at lave rollespil til rådighed!

For at lette jeres tilgang til det praktiske, remser vi her forslag og krav op. Læs dette igennem og få fod på det formelle inden legen for alvor går i gang.

Ønsker du at lave et arrangement i Ripen, skal du have det godkendt af bestyrelsen. For at kunne få det godkendt af bestyrelsen skal I have gennemtænkt og fremlagt:

  1. Budget
  2. Tidsplan
  3. Den overordnede historie
  4. Organisering i arrangørgruppen
  5. Arrangementet skal overholde ripens vedtægter

Når I har fået sagt god for arrangementet begynder det egentlige arbejde. I vil få tilknyttet en bestyrelsesrepræsentant som vil hjælpe jer med at holde bestyrelsen opdateret om arbejdet, og som kan vejlede med alt det praktiske til et Ripen arrangement. Bestyrelseskontakten er altså ikke nødvendigvis et reelt scenariegruppemedlem, dog skal vedkommende være til stede under afviklingen.

Man må ikke udsende PR for et arrangement man ikke har fået godkendt. Bestyrelsen vil meget gerne hjælpe med PR og netværk.

Man må ikke offentliggøre et projekt før bestyrelsen har godkendt budgettet.

En god rettesnor for et godt budget er følgende:

  1. Et realistisk overslag på deltagerantal
  2. Et overslag på forskellige udgiftsgrupper – forplejning, leje af lokaler, scenarierelevante indkøb, herunder masker, sminke, gyffer osv
  3. Indtægter og udgifter ved anslået deltagerantal – (det værst tænkelige og det bedst mulige)
  4. Mindst 10 % til uforudsete udgifter
  5. Evt. at lave to budgetter, ét for flest mulige deltagere og ét for mindst muligt deltagere

Disse er de ting bestyrelsen vil spørge ind til inden en godkendelse. Det er også en rigtig god ide at have en tidsplan klar, denne bør se nogenlunde således ud:

  1.  Annonceringstidspunkt
  2.  Tilmeldingsfrist og betalingsfrist
  3.  Frist for karaktergodkendelse og tilbagemelding
  4.  Startdato og tidspunkt samt slutdato og tidspunkt
  5.  Tidspunkt for aflevering at lokationen

Bestyrelsen vil løbende holde sig opdaterede om arbejdet. Skulle alt gå i stå, hjælper de gerne i gang igen. Dog vil der undervejs blive sat nogle deadlines, således at både arrangører og bestyrelse kan holde arbejdet hånd i hanke.

Når man arrangerer, er der en del at holde styr på, og for at bestyrelsen kan følge med i jeres arbejde og vide hvem der skal kontaktes i forbindelse med hvad, skal I fordele jer indbyrdes.

Dette betyder at I skal inddele følgende poster:

  1. Kontaktperson = kontakt til bestyrelsen. Denne har ansvar for kommunikation fre arrangører til bestyrelse.
  2.  Kassemester – ved arrangementer med deltagerbetaling skal kassemesteren være over 18 år.

Der skal udnævnes to til disse poster, dette betyder at det er de to der overfor bestyrelsen er ansvarlige for deres arbejdsopgaver.

Når nu disse ovenstående punkter er overholdt, kan I ånde op og bare arrangere. For at overholde dette giver Ripen jeres arrangement en helt masse fordele:

  • Økonomisk sikkerhed – skulle jeres arrangement have underskud, dækker Ripen dette. Altså er der  ingen fare for at I selv skal punge ud. Ligeledes modtager Ripen evt. overskud.
  • Bestyrelsen sørger for indhentning af tilladelser fra politi -, brand – og offentlige myndigheder.
  •  Lån af hytte som indeholder strøm,  Vand,  Toilet,  Gaskøkken,  Kaffemaskine m.m.
  • Utallige props, kostumer, scenografiske elementer, våben m.m.
  • Nem adgang til tidligere erfaringer.
  • Bestyrelsen hjælper gerne med at søge støtte.
  • En skov at være i, eller hjælp til at finde kommunale lokaler.
  • En veletableret hjemmeside, et forum m.m. at reklamere igennem.
  • Bestyrelsens kasserer til hjælp til regnskab

Med dette vil vi gerne opfordre alle der har en ide, til ikke at lade sig bremse der. Vi fra bestyrelsen i Ripen opfordrer alle til at lave deres eget arrangement. Og vi håber at flere spillere vil gribe denne chance.

Skulle der være nogle spørgsmål som ikke er besvaret i dette tillæg, så kontakt endelig bestyrelsen!