Vedtægter

Vedtægter Ripen Liverollespil

Vedtægter for Ripen Liverollespil godkendt af generalforsamlingen pr. 10. Februar 2024.

 §1. Foreningens navn er:

Foreningens navn er ”Ripen Liverollespil” og har hjemme i Esbjerg kommune. Foreningens logo ser således ud:

§2. Foreningens formål er:

1. Dyrkning af hobbyen Liverollespil
2. Fungerer som lokalt kontaktpunkt for personer med interesse i dette
3. At udbrede kendskabet til og forståelsen af Live-Rollespil såvel igennem afholdelse af live-rollespils arrangementer, som igennem andre udtryksformer.

 §3. Medlemskab og arrangementer  

Stk.1. Medlemskab af foreningen er individuelt, og giver adgang til foreningens arrangementer på de enkelte arrangementers/kampagners vilkår (aldersbegrænsninger og lignende), alt efter medlemskabstype (se stk. 2).

Foreningen kan ikke drages til ansvar ved eventuelle skader på personer eller ting eller ved tyveri. Medlemskabet gælder fra 1. januar til 31. december.

Stk.2. Medlemskabstyper
Ripen Liverollespil udbyder 2 typer medlemskaber:

Medlem: Giver adgang til foreningens arrangementer på de enkelte arrangementers/kampagners vilkår (aldersbegrænsninger og lignende). Derudover giver det fulde juridiske rettigheder til generalforsamlingen, samt medlemsfordele.

Støttemedlem: Giver fulde juridiske rettigheder til generalforsamlingen.

Stk.3. Ved overtrædelse af foreningens vedtægter, upassende opførsel i henhold til §10 samt overtrædelse af almindelig gældende dansk lovgivning, misbrug af foreningens navn og logo, kan bestyrelsen ekskludere et medlem, hvis bestyrelsesmedlemmerne er enige herom. Et ekskluderet medlem kan på den ordinære generalforsamling anmode om at få genoptaget sit medlemskab.

Stk.4. Aldersgrænser for foreningens arrangementer fastsættes af bestyrelsen i samråd med de enkelte arrangørgrupper.

§4. Foreningens indtægter

Stk.1. Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, arrangementer, evt. tilskud, fonde, puljer m.m.

Stk.2. Kontingentets størrelse fastsættes på den ordinære generalforsamling.

Stk.3. Scenariegebyr fastsættes af bestyrelsen efter samråd med de ansvarlige arrangørgrupper.

Stk. 4. Foreningens pengebeholdning kan kun bruges til at dække udgifter i forbindelse med arrangementer o.l. såfremt en gyldig kvittering for udgiften fremvises.

• Der skal vises GYLDIG kvittering før man kan få refunderet udgifter i forbindelse med Ripen-arrangementer

§5. Generalforsamlingen

Stk.1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen

Stk.2. Ordinær generalforsamling afholdes en gang om året. Tidspunkt fastsættes af den siddende bestyrelse (dog senest i februar måned).

Stk.3. Indkaldelse til generalforsamling (ordinær såvel som ekstra ordinær) skal ske med mindst 14 dages varsel. Dette skal annonceres gennem mindst et lokalt tidsskrift/medie/socialt medie.

Stk.4. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Årsberetning ved bestyrelsen
4. Regnskabsgennemgang ved kasserer, samt godkendelse af årsregnskabet
5. Fastsættelse af medlemskontingent
6. Foreningens mål og visioner fastlægges (i henhold til §5 stk.10)
7. Indkomne forslag behandles
8. Valg af bestyrelse samt suppleanter (i henhold til §6 stk1og 2)
9. Valg af revisor
10. Eventuelt

Stk.5. Alle deltagende medlemmer ved generalforsamlingen har stemmeret efter princippet en person = en stemme. Forældre/værge for medlemmer under 15 kan stemme på vegne af deres børn, såfremt barnet ikke selv ønsker at bruge sin stemmeret. Der kan ikke ellers stemmes ved fuldmagt.

Stk.6. Afstemninger ved generalforsamlingen skal ske skriftligt såfremt blot en af de deltagende ønsker dette. Det er op til dirigenten at bestemme afstemningsformen, ligesom han/hun også udpeger stemmetællere og afgør alle spørgsmål vedrørende stemmeafgivningen.

Stk.7. Forslag der ønskes behandlet ved generalforsamlingen, skal være  bestyrelsen i hænde senest 7 dage før afholdelse af denne. Forslag skal sendes skriftligt til bestyrelsen.

Stk.8. De på generalforsamlingen behandlede forslag afgøres ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af at generalforsamlingen ikke kan opnå enighed om et forslag forkastes dette.

Stk.9. Når/hvis bestyrelsen anser det for værende nødvendigt eller når 25% af foreningens medlemmer kræver det, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Indkaldelsen til denne skal ske skriftligt til alle foreningens medlemmer med 14 dages varsel. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 30 dage efter begæringens modtagelse.

Stk.10. Generalforsamlingen fastlægger et eller flere mål for bestyrelsens arbejde i det kommende år.

§6 Bestyrelsens sammensætning

Stk.1. Ved den ordinære generalforsamling vælges en forperson, en næstforperosn, En kasserer og 2 menige bestyrelsesmedlemmer samt 1 suppleant.

Alle bestyrelsesmedlemmer er ligeværdige.

Stk. 1 B. Forperson, næstforperson og kasserer skal være fyldt 16 år på valgdatoen

Stk 1 C. Forældre/værge for medlemmer under 16 kan blive medlemmer på vegne af deres børn.

Stk.2. Bestyrelsesmedlemmer vælges for en toårig periode, suppleanten vælges for et år ad gangen. Forperson og 2 menige medlemmer er på valg i lige år, næstforperson, kasserer er på valg i ulige år.

Stk.3. Hvis et bestyrelsesmedlem ikke længere ønsker eller kan udfylde sin plads, skal en suppleant tage pladsen. Såfremt det afgående bestyrelsesmedlem er forperson, skal næstforperson udfylde denne post. Det menige medlem af bestyrelsen skal udfylde andre afgående poster

Stk.4. Hvis medlemmer af bestyrelsen ønsker at ekskludere et medlem af bestyrelsen, skal dette gøres på en ekstraordinær generalforsamling, hvor en ny bestyrelse skal vælges.

Stk.5. Bestyrelsen udarbejder selv en forretningsorden for sit daglige arbejde.

Stk.6. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig hvis 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede (hvor én af disse er enten forperson eller næstforperson). Her skal suppleanten træde ind for fraværende bestyrelsesmedlem.

§7. Bestyrelsens opgaver

Stk.1. Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen.

Stk.2. Bestyrelsen skal hurtigst muligt efter en ordinær generalforsamling fastsætte en arbejdsprocedure, som de mener, fremmer foreningen og tilgodeser dennes medlemmer (i henhold til § 5 stk.10).

Stk.3. Det er bestyrelsens opgave at uddelegere arbejdsopgaver, herunder også sikre at eventuelle arrangørgrupper findes.

Stk.4. Det er bestyrelsens opgave at sikre, at arbejdsgrupperne leverer et for medlemmerne tilfredsstillende produkt, samt at arbejdsgrupperne fungerer i samarbejde med bestyrelsen.

Stk.5. Bestyrelsen har tavshedspligt om hvad de erfarer om foreningens medlemmer i forbindelse med bestyrelsens arbejde. Bestyrelsen må ikke udlevere medlemslister eller oplysninger der måtte kunne identificere enkelte medlemmer med mindre de pågældende medlemmer er indforståede hermed.

Stk. 5a: Bestyrelsen må udlevere medlemsliste/informationer til offentlige instanser, samt i forbindelse med Ripens optagelse i landsdækkende paraplyorganisationer og foreninger. Ligeledes kan informationerne benyttes ved søgning af fondsmidler.

Stk. 6. Tegningsregler og hæftelse: Foreningen tegnes udadtil af forperson- og kasserer. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

Stk. 7. Bestyrelsens specifikke praktiske ansvarsområder er som følger:

• kontakt mellem kommune og forening f.eks. i forbindelse med foreningsstøtte
• forholdene omkring kommunal renovation, specifikt i forbindelse med containere ved foreningens skovhytte
• at tilbyde hjælp til arrangør-grupper i forbindelse med de ikke-kreative dele af et scenarie (rengøring, kro-arbejde, mm.) inden for rimelighedens grænser, og såfremt arrangør-gruppen ønsker det.

§8. Kassererens opgaver / foreningens regnskab

Stk.1. Kassereren skal varetage foreningens økonomi i fællesskab med den øvrige bestyrelse.

Stk.2. Kassereren skal senest ved den ordinære generalforsamling fremlægge et komplet regnskab, som samtidig skal være revideret ved en revisorfungerende person udpeget af generalforsamlingen. Den reviderende person bør ikke være et medlem af foreningen, og må ikke være et andet medlem af bestyrelsen, ej heller en suppleant.

Stk.3. Foreningens regnskabsår løber fra d. 1.jannuar til d. 31. december.

Stk.4. Regnskab for eventuelle særarrangementer herunder sommerscenarier skal forelægges bestyrelsen snarest muligt.

§9. Arrangørgrupper

Stk.1. Arrangørgrupper skal udføre opgaver som bestyrelsen giver retningslinjer for ved arrangørgruppers etablering.

Se tillæg til vedtægter (arrangørvejledning).

§10. Upassende opførsel

Stk.1A. Indtagelse af alkohol i forbindelse med arrangementer afholdt af Ripen Liverollespil er ikke tilladt.

Stk. 1B. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde give dispensation til §10 stk. 1A. For disse arrangementer skal gælde at aldersgrænsen er minimum 16 år, uden mulighed for dispensation, hvor deltagende under 18 skal have underskrevet tilladelse fra forældre/værge. Bestyrelsen kan fastsætte yderligere krav

Stk.2. Indtagelse af ulovlige euforiserende midler af nogen som helst art i forbindelse med arrangementer afholdt af Ripen Liverollespil er ikke tilladt.

§11. Vedtægtsændringer samt opløsning af foreningen

Stk.1. For ændringer af vedtægter kræves at forslag stilles herom til en generalforsamling, og at forslaget vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer.

Stk.2. For opløsning af foreningen kræves at forslag herom stilles til en generalforsamling, og at forslaget vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer eller ved simpelt stemmeflertal på to efter hinanden følgende generalforsamlinger.

Stk.3. I tilfælde af foreningens nedlæggelse overgår foreningens værdier til en eller flere beslægtede foreninger i Esbjerg kommune efter bestyrelsens skøn